Personel Görev & Tanımları

T.C.
ARDAHAN ÜNİVERSİTESİ
DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ PERSONELİ
GÖREV & TANIMLARI

Dış İlişkiler Ofisi Koordinatörü & Erasmus+ Kurum Koordinatörü	Dr. Öğr. Üyesi Doğan SALTAŞ dogansaltas@ardahan.edu.tr erasmus@ardahan.edu.tr	Dış İlişkiler Ofisi'nin genel yönetimini gerçekleştirmek ve ofisin programları, çalışmaları ve etkinlikleri hakkında ilgili makamları bilgilendirir. Üst yönetim ile iletişimi sağlamak Üniversitemizin uluslararası ilişkilerinin gelişmesi için gerekli olan adımları atmak 6 ayda bir olmak üzere, Dış İlişkiler Ofisi bünyesinde bulunan; Erasmus, Mevlâna, Farabi ve Yabancı Uyruklu Öğrenci kurum Koordinatörleriyle birlikte, yapılan faaliyet ve harcamalara ilişkin detayları, Dış İlişkilerden sorumlu Rektör Yardımcısı’na yazılı ve sözlü olarak sunar. İlgili Ofisin harcama yetkilisi Dış İlişkiler Koordinatörüdür. Ofis personelinin, sorumlulukları ve ofisin amaçları doğrultusunda çalışmalarını sağlar. Avrupa Birliği eğitim programları ile bu programların alt alanlarıyla ilgili olarak Avrupa Birliği Başkanlığı, AB Eğitim ve Gençlik Programları Merkezi Başkanlığı (Ulusal Ajans) veya Avrupa Komisyonu tarafından, Erasmus+ Hareketlilik veya diğer proje başlıkları konusunda yapılan teklif çağrılarını değerlendirir, başvuruları yapar, sözleşmeleri imzalar ve düzenli olarak ara ve final raporlarını gönderir. Konu ile ilgili faaliyetlerin organizasyonunu yapar, gerekli altyapı çalışmalarını gerçekleştirir ve programlara katılımın nitelik ve nicelik yönünden arttırılmasını sağlar. Anlaşmalar/protokoller çerçevesinde gerçekleşen öğrenci, akademisyen ve personel hareketliliğinde ilan ve seçim aşamasından hareketliliğin organizasyonu, takibi ve sonuçlandırılmasına kadar tüm işlerin koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlar. Erasmus UA başvuruları Erasmus öğrenci, akademisyen, idari personel hareketlilikleri seçim sürecinin koordinasyonu ve işlemlerinin genel takibi Kalite güvence iç paydaş birim temsilcisi.
Dış İlişkiler Ofisi Personeli & Farabi Değişim Programı Kurum Koordinatörü	Öğr. Gör. Mustafa ÜNSAL mustafaunsal@ardahan.edu.tr farabi@ardahan.edu.tr	YÖK tarafından organize edilen Farabi Programı konusunda yapılan teklif çağrılarını değerlendirir, başvuruları yapar, sözleşmeleri imzalar ve düzenli olarak ara ve final raporlarını gönderir. Söz konusu tüm faaliyetlerin organizasyonunu yapar, gerekli altyapı çalışmalarını gerçekleştirir ve programlara katılımın nitelik ve nicelik yönünden arttırılmasını sağlar. Anlaşmalar/protokoller çerçevesinde gerçekleşen öğrenci, akademisyen ve personel hareketliliğinde ilan ve seçim aşamasından hareketliliğin organizasyonu, takibi ve sonuçlandırılmasına kadar tüm işlerin koordinasyonunu ve yürütülmesini sağlar. İlgili Ofisin harcama yetkilisi Farabi Koordinatörüdür. Erasmus öğrenim ve staj hareketliliği kapsamında gelen öğrencilerin işlemlerinin yapılması, bu işlemlerin dosyalanması ve takibi, Erasmus öğrenim ve staj hareketliliği ile ilgili bilgilendirme toplantılarının gerçekleştirilmesi, Erasmus hareketliliği kapsamında bütçe işlemleri (Giden öğrenci, akademik personel ve idari personelin ödemeleri), Satın alma ve ödeme işlemleri gerçekleştirme görevlisi.
Erasmus+ Kurum Koordinatör Yardımcısı	Öğr. Gör. Ahmet Baran PERÇİN ahmetbaranpercin@ardahan.edu.tr	Erasmus öğrenim ve staj hareketliliği kapsamında gelen öğrencilerin işlemlerinin yapılması, Erasmus öğrenim ve staj hareketliliği ile ilgili bilgilendirme toplantılarının gerçekleştirilmesi, Giden akademik personel hareketliliği ile ilgili gerekli belgelerin toplanması ve dosyalanması, akademik personelin bilgilendirilmesi, Giden idari personel hareketliliği ile ilgili gerekli belgelerin toplanması ve dosyalanması, idari personelin bilgilendirilmesi, Erasmus programına başvuran öğrenciler ve personel için çevrimiçi başvuru sisteminin entegrasyonunu sağlamak. Erasmus programının tanıtımı ve Erasmus süreci başvurularına yönelik Kurum Koordinatörü liderliğinde her yıl Erasmus tanıtım günleri ve bilgilendirme toplantıları düzenlemek. Kurum koordinatörünün onay sürecine kadar gerekli tüm Erasmus kurumlararası anlaşmalarını hazırlamak ve yönetmek.
Mevlâna Kurum Koordinatörü	Dr. Öğr. Üyesi Ömer KÜÇÜKMEHMETOĞLU omerkucukmehmetoglu@ardahan.edu.tr mevlana@ardahan.edu.tr	Mevlâna anlaşmalarını yapmak ve anlaşmaların takibi, Mevlâna hareketliliği ile ilgili bilgilendirme seminerlerinin gerçekleştirilmesi, Mevlâna kapsamında gelen/giden öğrenci ve gelen akademisyen işlemleri Mevlâna hareketliliğinin bütçe işlemleri ve bu hareketlilik kapsamında gelen/giden öğrenci ve gelen akademisyenlerin ödemelerinin yapılması Mevlana programına üniversitenin aktif bir şekilde katılımını sağlamak, Üniversite ile YÖK arasındaki iletişimi ve koordinasyonu sağlamak, Dünya üniversiteleri ile Mevlana kurumlar arası anlaşmalar yapmak ve güncellemek, Üniversite genelinde ve birimler düzeyinde Mevlana programına ilişkin bilgilendirme ve tanıtım yapmak (İnternet sitesi, e-posta, toplantı, seminer, broşür vb.). Mevlana programı dahilinde üniversiteye belirli bir süre için gelecek öğrencilerin/öğretim elemanlarının alacakları ders veya verecekleri ders organize etmek için üniversite akademik birimleri Mevlana Bölüm Koordinatörleri ile koordineli çalışmak, Mevlana programı dahilinde üniversiteye belirli bir süre için gelecek öğrencilerin/öğretim elemanlarının konaklama, vize ve karşılama ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli planları yapmak, Yıllık hareketlilik faaliyetlerine yönelik ara ve nihai raporları YÖK’e sunulmasını sağlamak, Öğrenci ve personele Mevlana programı ile ilgili danışmanlık yapmak ve sorunların çözümlerinde destek sağlamak, İlgi alanına giren diğer eğitim, araştırma, organizasyon ve program faaliyetlerinde bulunmak ve katkı sağlamak, Misafir öğrenci ve akademisyenlerin üniversiteye ve kente uyum sağlama süreçlerine destek olmak.
Uluslararası Öğrenci Koordinatörü	Dr. Öğr. Üyesi Nurgül MOLDALİYEVA OROZOBAYEV nurgulmoldaliyeva@ardahan.edu.tr	Uluslararası Öğrenci Kabul Komisyonu’nun aldığı kararları uygulanmasını sağlar. Uluslararası öğrenci alım usullerini ve kontenjanlarını Senato tarafından karara bağlanmasını takip eder. Uluslararası öğrenci kontenjanlarına başvuru ve yerleştirme ile ilgili süreci yönetir. Uluslararası öğrenci alımı ile ilgili kılavuzu hazırlar ve yayımlar. Uluslararası öğrencilerin ihtiyacı olan konularda danışmanlık hizmeti verir. Uluslararası statüde üniversitede bulunan öğrencilere yönelik olmak üzere kayıt-kabul, konaklama, ulaşım, oryantasyon ve uyum süreci ile ilgili olarak bürokratik işlemlerde destek sağlar. Uluslararası öğrenciler için sosyal faaliyetler ve kültürel etkinlikler düzenlemek ve koordine eder. Uluslararası öğrencilerin her türlü başvuru, kabul, yerleştirme ve takiplerinin yapılmasını sağlar. Başarılı öğrencileri üniversitemize çekebilmek için üniversite vizyonu doğrultusunda politika üretir. Uluslararası öğrenci alımı için üniversitemiz adına Yurtdışı Öğrenci Seçme (YÖS) sınavları organize eder. Organize edilen sınavların diğer üniversitelerce de kabul edilmesi için çalışır. Uluslararası eğitim ve tanıtım faaliyetlerinde (fuar, konferans, seminer gibi) Üniversitenin temsilini sağlar. Üniversitenin uluslararası düzeyde tanıtımına yönelik olarak her türlü materyalin hazırlanmasına katkıda bulunur. Üniversitemizde bulunan uluslararası öğrencilerin akademik gelişimini takip eder ve Dış İlişkiler Ofisine bu konuda yıllık rapor sunar. Uluslararası öğrencilerin mezun olduktan sonra durumlarını takip eder ve yıllık rapor oluşturur. Üniversite’nin uluslararasılaşma ile ilgili faaliyet alanlarında görev ve sorumluluk alır. İlgili birimin harcama yetkilisi Uluslararası Öğrenci Koordinatörüdür.
Uluslararası Öğrenci Koordinatör Yardımcısı	Dr. Öğretim Üyesi Emre KIRLI emrekirli@ardahan.edu.tr	Uluslararası öğrencilerin ihtiyacı olan konularda danışmanlık hizmeti verir. Uluslararası statüde üniversitede bulunan öğrencilere yönelik olmak üzere kayıt-kabul, konaklama, ulaşım, oryantasyon ve uyum süreci ile ilgili olarak bürokratik işlemlerde destek sağlar. Uluslararası öğrenciler için sosyal faaliyetler ve kültürel etkinlikler düzenlemek ve koordine eder. Uluslararası öğrencilerin her türlü başvuru, kabul, yerleştirme ve takiplerinin yapılmasını sağlar.
Sekreter	Zeynep YAĞMUR yagmurzeynep@ardahan.edu.tr

Kalite ve Akreditasyon